Les entreprises qui disposent de plus de 50 employés doivent obligatoirement détenir une base de données économiques et sociales. Cette dernière doit être accessible au comité économique et social (CSE). Elle doit être également mise à jour de manière régulière par l’employeur. Ce document peut être tenu sous la forme informatique ou sur papier.
Qu’est-ce que la BDES ?
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La base de données économiques et sociales ou base de données unique (BDU) est un document utile pour le CSE. Elle doit englober toutes les informations qui concernent les orientations économiques et sociales de chaque entreprise. La BDES a été créée pour les sociétés dotées de plusieurs établissements. Elle est faite selon le nombre de salariés et non le nombre d’établissements.
Si la société est dans un groupe d’entreprise, ce dernier n’est pas dans l’obligation de détenir une BDES. Par contre elle peut mettre en place une qui sera, par la suite ajoutée dans celle de chacune des entreprises membres.
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Les employeurs qui disposent d’un effectif de plus de 300 salariés, la BDES est fixée par un accord entre entreprise majoritaire ou avec un accord entre l’entreprise et le CSE.
La BDES est un support pour le comité d’entreprise (CE) pour la préparation de la consultation annuelle. La stratégie de chaque entreprise est reflétée par la BDES. Elle permet également de comprendre le fonctionnement, l’organisation et les orientations de chacune d’entre elles.
Lorsqu’une entreprise ne respecte pas la tenue de sa BDES, elle peut verser une amende de 7500 euros. Dans le cas où elle ne met pas à jour son document, elle peut être saisie par le tribunal de grande instance. L’établissement doit faire en sorte de mentionner toutes les informations qu’elle n’a pas communiqué dans sa BDES.
La mise en place d’une BDES
Chaque entreprise dispose de sa propre BDES. Ce document est donc différent d’un employeur à un autre mais des éléments importants doivent y être mentionnés.
La base de données économiques et sociales doit contenir les données économiques comme le chiffre d’affaire (CA), la valeur ajoutée (VA), les fonds de l’entreprise, les impôts et les taxes, les aides publiques, les investissements qui la société doit faire, …
Les données sociales doivent également y figurer. Dans cette partie, il faut l’évolution de l’effectif de l’entreprise par type de contrat, par âge, par catégorie et par ancienneté pour celles qui sont dotées de plus de 300 salariés.
Les conditions de travail des employés doivent être mentionnées dans le document. La rémunération des employés, des actionnaires et des dirigeants de l’entreprise y sont aussi.
Pour pouvoir mettre en place une BDES de manière optimale, les employeurs doivent passer par deux étapes essentielles, à savoir, le couplage des données et la réunion de ces derniers dans un outil unique.
La mise en place d’une BDES peut être assez difficile. Elle peut également prendre beaucoup de temps si l’employeur ne dispose pas d’exemple sous le nez. Pour faciliter la tâche aux entreprises, de nombreux sites internet proposent des exemples de documents administratifs comme la BDES. Des bdes exemple sont disponibles avec une simple connexion internet et un appareil mobile ou un ordinateur. La BDES est devenue un document très courant. En France le nombre de sociétés ne cesse d’augmenter dans le temps.
En plus de la mise en place de la base de données économiques et sociales, une mise en place d’un moyen facile pour l’accessibilité au document par l’employeur est nécessaire. Un système peut être mis en œuvre à partir d’un accord collectif. En plus de l’employeur, les membres du CE, les délégués ou les syndicaux peuvent très bien avoir un accès direct à la BDES d’une entreprise.