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Télésecrétariat : quels avantages dans le milieu médical

Le secrétariat est une fonction essentielle dans une structure professionnelle. Il est tout aussi indispensable au sein des cabinets médicaux. Les spécialistes comme les médecins généralistes ont besoin de mettre en place en service de secrétariat pour gérer l’accueil téléphonique, les tâches administratives et la gestion de leur agenda. Aujourd’hui, on parle beaucoup de télésecrétariat médical. Cette prestation qui attire de plus en plus de cabinets médicaux consiste à réaliser à distance les missions d’un secrétaire médical. Mais quels sont les avantages de recourir au télésecrétariat dans le milieu médical ?

 

Comprendre ce qu’est le télésecrétariat médical

Avant de parler des avantages du télésecrétariat dans le milieu médical, il convient de comprendre ce qu’est un télésecrétaire médical. Comme déjà stipulé plus haut, le télésecrétaire est un professionnel qui remplit les mêmes tâches qu’un secrétaire classique, à la différence qu’il travaille à distance, généralement à son domicile. Dans le cadre des professions médicales, on parle de télésecrétariat médical.

Ce service se charge donc toutes les missions d’un secrétaire médical classique, à savoir la gestion administrative des patients, les prises de rendez-vous, la réception des appels téléphoniques, la gestion d’emploi du temps, la rédaction de comptes rendus médicaux… Pour occuper le poste de télésecréataire médical, il est impératif de suivre une formation spécialisée dans le secteur médical, ceci afin de mieux répondre aux exigences des professions médicales.

Les bonnes raisons de mettre en place un télésecrétariat médical

  • Une réduction des charges financières

Recourir au télésecrétariat médical signifie externaliser le secrétariat dans le milieu médical. Or, le premier avantage de l’externalisation d’un service réside dans une logique de réduction de coût. En effet, engager un secrétaire médical classique se révèle être plus onéreux que de faire appel à un télésecrétaire médical. Avec un télésecrétaire médical, le cabinet n’aura pas besoin d’investir dans les matériels informatiques ni dans les divers processus de recrutement, ce qui entraîne une importante diminution de la charge financière.

  • Un gain de place

Un autre intérêt du télésecrétariat médical est qu’il permet d’obtenir un véritable gain d’espace physique à l’intérieur du cabinet médical. Effectivement, sans un secrétaire et son matériel de travail, il est possible d’agencer l’espace différemment de manière à disposer davantage de place. Cette solution est particulièrement intéressante pour un nouveau cabinet qui va ouvrir ses portes, puisqu’il pourra chercher un local plus petit pour s’installer.

  • Un service de qualité

Le télésecrétaire médical présente la même efficacité qu’un secrétaire interne étant donné que tous deux doivent suivre le même type de cursus pour occuper la fonction de secrétariat médical. Ainsi, tout comme le secrétaire médical classique, le télésecrétaire dans le milieu médical offre un service de qualité, que ce soit pour la prise des appels téléphoniques, la gestion de l’agenda du praticien, de l’élaboration du planning au sein du cabinet, de la rédaction des comptes rendus, etc. Bien qu’il travaille à domicile, le télésecrétaire fait en sorte de gérer efficacement le service de secrétariat au sein du cabinet.

  • Une solution qui s’adapte aux besoins du praticien

Un autre avantage notable du télésecrétariat médical est que le praticien pourra adapter la prestation selon des critères comme la taille de son cabinet médical et les coûts de l’externalisation. Dans cette mesure, il pourra opter pour un télésecrétariat avec des horaires classiques de travail ou en permanence téléphonique 24 heures/24 et 7 jours/7. Il pourra, par ailleurs, bénéficier des services du télésecrétariat médical pendant son absence ou son congé. En fonction de ses besoins, le praticien peut également choisir une solution partielle en n’externalisant qu’une partie de son secrétariat, ceci afin de soulager sa secrétaire en période de forte demande.

 

 

 

 

Les bénéfices d’utiliser des documents commerciaux pour une entreprise

La croissance d’une entreprise repose, en partie, sur une excellente organisation de travail. C’est un moyen sûr d’exercer son activité de la manière la plus sereine possible. Dans le cadre d’une activité commerciale, les documents commerciaux offrent de nombreux atouts. Ils permettent notamment d’optimiser la gestion de son entreprise.

Les documents commerciaux : les mentions obligatoires

Étant donné que les documents commerciaux sont surtout utilisés dans la gestion administrative, quelques mentions doivent y figurer. Ce genre de document assure la relation client en instaurant la transparence entre une entreprise et ses clients. Parmi les informations à inclure dans un document commercial, il y a les coordonnées de la société, le numéro SIREN, la date d’émission, le prix du produit ou encore l’adresse du siège social. Ces données peuvent aussi dépendre du type d’activité de l’entreprise ou du statut juridique de cette dernière. En tout cas, ces informations varient selon la nature du papier. Ainsi, les bons de commande, les bons de livraison et les factures présentent quelques similitudes, tout en ayant leurs spécificités.

Les documents administratifs font aussi office de preuve en cas de litige. De ce fait, il est bénéfique de les conserver, que ce soit pour la société ou le client. Pour une société, ces papiers sont à archiver pendant un certain temps. Cette période varie en fonction du type de document commercial utilisé. Pour les bons de commande, les bons de réception, les bons de livraison et les factures client, cette durée est fixée à 10 ans minimum par le Code de Commerce. Quoi qu’il en soit, il faut comprendre que ce type de document est destiné à sécuriser les relations commerciales, et par la même occasion les relations professionnelles. C’est l’idéal pour une meilleure organisation du travail.

Bons de livraison et bons de commande : les raisons de les utiliser

Les documents commerciaux sont assez variés, à l’exemple du bon de livraison. Celui-ci permet de prouver qu’une marchandise a bien été livrée. Il permet aussi au client de vérifier que le produit livré correspond à sa commande. Le bon de livraison est quelquefois précédé d’un bon de commande. En tout cas, pour être accepté, le papier doit être signé par le client. Il doit être produit en deux exemplaires pour que chaque partie puisse avoir chacun le sien. Pour l’entreprise, le papier peut servir de preuve au niveau de la comptabilité.

Pareillement, les bons de commande sont des documents commerciaux couramment utilisés. Ils sont employés par les fournisseurs et les revendeurs pour valider une commande. Ce document est établi entre deux entreprises ou entre une société et un particulier. Ce type de papier doit aussi être signé par l’acheteur. En somme, utiliser des bons de commande est le meilleur moyen de matérialiser la commande. Pour acquérir des documents commerciaux, il faut se rendre auprès d’un fournisseur spécialisé. On peut également opter pour un carnet de bon de commande personnalisé. Cela permet de faire la promotion de son activité, donc d’améliorer la productivité.

Quel type de formation suivre pour devenir naturopathe

La naturopathie intéresse de plus en plus les personnes en recherche du bien-être et des méthodes naturelles visant à préserver la santé de l’organisme. Pour devenir naturopathe, une formation est toutefois nécessaire, et des possibilités de formations existent. Découvrez dans cet article les différents types de formations pouvant aboutir à la pratique de la naturopathie.

Les études de santé

Généralement, les personnes qui pratiquent la naturopathie ont suivi en amont un parcours en médecine, pharmacie, kinésithérapie, etc. Ces dernières ont donc acquis des connaissances sur le fonctionnement du corps humain et peuvent l’utiliser pour prodiguer de bons conseils pour le bien-être et la bonne santé des personnes.

La naturopathie est qualifiée de médecine non conventionnelle. Même si le naturopathe n’a pas les mêmes prérogatives qu’un médecin traditionnel, les personnes déjà formées en médecine par exemple sont très outillées pour se lancer en naturopathie, en acquérant des connaissances complémentaires.

Des écoles de naturopathie

Pour les personnes qui n’ont suivi aucune formation antérieure s’apparentant aux études de santé, mais désireuses de se lancer en naturopathie, il est toujours possible d’opter pour une formation en école de naturopathie. Il existe une Fédération Française des Écoles de Naturopathie qui certifie les écoles de naturopathie. Pour intégrer une formation en naturopathie, il faudra se renseigner sur l’école de naturopathie agréée et la plus proche de votre ville.

L’autoformation

Une autre alternative pour exercer en naturopathie est de s’autoformer. Les écoles de naturopathie sont généralement très coûteuses. Une formation naturopathe est possible en ligne en s’autoformant à un coût plus abordable à travers des dispositifs intuitifs et pédagogiques spécialement conçus. Des plateformes dédiées à cet effet sont disponibles sur internet.

Se former à distance

Des cours à distance ou par correspondance sont également possibles pour devenir naturopathe. Il faut noter que la formation à distance représente une bonne option pour les personnes pratiquant déjà une activité professionnelle. Elles pourront se former sans devoir bousculer significativement leur emploi du temps. Un stage est généralement nécessaire pour compléter la formation. C’est une bonne transition pour les personnes qui envisagent une reconversion professionnelle.

Les avantages de l’externalisation de la saisie informatique

La saisie de données permet de sécuriser les informations importantes. C’est une tâche assez basique qui peut tout à fait être réalisée en interne, mais elle prend du temps. Et du temps, une entreprise ne peut pas se permettre d’en perdre pour faire face à la concurrence. Le chef d’entreprise peut confier la saisie des données à une société tierce. Cette solution présente d’ailleurs de nombreux autres avantages.

Se focaliser sur l’essentiel

Pouvoir consulter rapidement certains documents et les conserver sont essentiels pour une entreprise, mais ses employés ne peuvent pas toujours se permettre de les saisir. C’est une tâche chronophage, bien qu’utile. Le chef d’entreprise peut alors choisir de faire appel à une société de saisie offshore expérimentée. Les salariés peuvent alors se concentrer entièrement sur le cœur de métier de l’entreprise.

Bénéficier de prestations modulables et de qualité

Le prestataire spécialisé en saisie de données dispose d’une équipe qualifiée en mesure de mener à bien et rapidement la saisie de tous types de documents aussi bien commerciaux, administratifs que comptables, et ce, qu’importe le volume. En plus de la saisie proprement dite, les agents se conforment à un cahier des charges précis pouvant inclure une double saisie ou un contrôle. Une société d’outsourcing propose également des services sur mesure. Le flux de données à saisir n’étant pas le même tout au long de l’année, ils sont rémunérés en fonction du volume du travail effectué.

Faire des économies

Réaliser la saisie de données en interne demande de la main d’œuvre. L’entreprise peut ainsi être amenée à recruter et donc à s’acquitter du salaire des nouvelles recrues, mais aussi des charges salariales. Elle peut également être contrainte d’investir dans l’achat de matériel spécifique et la location de locaux. En externalisant la saisie des données, l’entreprise cliente limite ses dépenses à la rémunération du prestataire puisque celui-ci dispose déjà du personnel qualifié pour la réalisation des missions et du matériel nécessaire.

Une solution plus sécuritaire

Si elles tombent entre les mains de concurrents, certaines informations peuvent nuire à une entreprise. Dans la saisie des données, les prestataires garantissent la sécurité des données. Ils s’équipent de logiciels sécurisés et recourent également à des serveurs avec des accès paramétrés pour protéger les données saisies. Pour rassurer davantage leurs clients, de plus en plus de prestataires leur permettent d’accéder à leur back-office et de suivre à tout moment l’avancement de la saisie des données.

Les critères de choix du prestataire

Les sociétés proposant la saisie de données sont nombreuses et il n’est pas toujours évident de sélectionner le prestataire en mesure d’offrir des services à la hauteur de ses attentes. Pour déterminer la qualité de leur prestation, l’on peut se référer à l’avis des professionnels pour lesquels ils ont déjà travaillé. Ces sociétés sous-traitantes peuvent indiquer sur leur site internet leurs clients. Il est également important de s’enquérir des compétences des agents. L’on peut alors se renseigner sur le profil de recrutement et les formations prodiguées aux salariés. D’autres paramètres sont à vérifier avant de signer un contrat comme la solidité financière du prestataire et la durée de traitement pour éviter les mauvaises surprises.

 

Pourquoi la mention Excel est-elle essentielle sur le CV

Pourquoi la mention Excel est-elle essentielle sur le CV

La présentation du CV répond à des critères de forme et de fond. Au nombre des critères de fond, il existe la mention des différentes compétences du candidat. Il s’agit entre autres de la connaissance de la suite Office de Microsoft et notamment de la mention Excel. Toutefois, on est tenté de se demander si mentionner Excel dans son CV est encore nécessaire en cette ère du tout numérique.

Pour fournir une preuve de votre maîtrise du logiciel Excel

La maîtrise d’Excel est une compétence fortement recherchée chez les candidats à l’emploi. Donc, si vous en comprenez le fonctionnement, il est important d’en faire cas dans votre curriculum vitae. En effet, Il ne revient pas au recruteur de deviner votre maîtrise du logiciel. Généralement, c’est une compétence que les jeunes diplômés sans emploi acquièrent pendant les années de formation.

Toutefois, si vous avez encore des lacunes dans la maîtrise d’Excel, vous pouvez vous adresser à une académie de référence Excel en France. Comme cela, vous maîtriserez le logiciel avec toutes ses subtilités. Après votre formation, vous pourrez mettre sans gêne aucune « niveau expert » ou « niveau intermédiaire ». Cela a l’avantage de renseigner le recruteur et l’employeur sur votre degré d’appropriation du tableur de Microsoft.

En plus, très souvent, il est rare de voir une personne qui maîtrise uniquement Excel dans la suite Microsoft Office. Votre maîtrise d’Excel prouve à votre employeur que vous maîtrisez à coup sûr Word et certainement Access, PowerPoint, etc.

Faire augmenter votre chance d’être recruté

Les candidats à l’emploi qui mentionnent leur capacité à utiliser Excel ont un peu plus de chance de se faire recruter. En effet, un employeur préfèrera recruter un collaborateur à qui elle pourra confier la gestion de stocks, l’établissement de factures ou encore la tenue de la comptabilité, etc. Pour votre employeur, cela représente un gain de temps. En plus, l’entreprise n’aura pas à investir dans votre formation. Au contraire, en vous recrutant, elle est assurée de disposer de vos compétences immédiatement. Ainsi, vous pourrez dresser des budgets, des tableaux de bord, des prévisions financières, des analyses financières, etc.

Comment choisir sa formation en alternance ?

Le système d’éducation a beaucoup évolué et vise de plus en plus à rendre les apprenants autonomes. Très tôt les enfants sont orientés vers des études qui leur permettent d’apprendre un métier. Dans le supérieur, cette tendance se concrétise par la mise en place d’études en alternance. Ainsi le jeune apprenant a la possibilité de poursuivre sa formation académique tout en étant déjà immergé dans l’environnement professionnel. Bien que la formule soit très intéressante, il est important de faire des choix judicieux afin de réussir son apprentissage et cela passe par le choix de la bonne formation. Dans cet article nous évoquerons les points essentiels à évaluer pour choisir sa formation en alternance.

Quelques informations importantes

Étudier en alternance présente de nombreux avantages mais aussi plusieurs challenges. Il faut assurer professionnellement et académiquement. Pour cela, la formation choisie doit vous permettre de satisfaire votre projet de carrière. Vous devez faire des recherches en parallèles sur l’école de formation et sur l’entreprise hôte. Concernant l’école de formation, elle doit pouvoir délivrer des diplômes reconnus par l’état et dans le secteur d’activité concerné. Il est important d’évaluer la place qu’occupe l’établissement dans l’accompagnement de l’apprenant. 

Côté entreprise, vous devez vérifier que l’entreprise que vous ciblez accueille effectivement des candidats en alternance. Renseignez-vous également sur les conditions de travail proposées par l’entreprise aux employés en situation d’alternance. Lors de votre prospection, récolter le maximum d’informations selon vos besoins. A titre d’orientation, cliquez sur https://igc-ecoles.com/alternance/ pour intégrer cette école en alternance.

Le contenu de la formation

Avec les nouvelles technologies, il est désormais possible d’avoir de nombreuses informations avant de faire des descentes sur le terrain. N’hésitez pas à explorer le contenu de la formation proposée sur le site internet de l’établissement afin de vérifier son adéquation à vos espérances. Evaluez également la localisation de l’établissement. Il peut être nécessaire de faire des concessions en fonction de la distance qui sépare l’établissement de votre lieu de résidence. 

Le négoce international et l’import-export avec Trade Easy

Le monde du négoce international et de l’import-export vous intéresse. Le logiciel Trade Easy est la solution qui vous aidera à gérer l’ensemble de votre activité.

Si vous avez déjà établi le plan de votre projet, c’est-à-dire que vous avez déjà repéré le produit que vous souhaitez commercialiser, que ce soit produit électronique et high-tech, des matières premières, etc. et vous vous êtes renseigné sur le pays fournisseur et les pays et les entités auxquels vous allez vendre.

Maintenant, il vous faut gérer votre activité afin d’atteindre l’objectif que vous vous êtes fixé. Trade Easy se chargera de gérer pour vous chaque aspect de votre projet. Le tout sur une interface très user-friendly, facile d’utilisation et optimisée pour rendre votre navigation agréable.

Une solution tout-en-un

Trade Easy est un logiciel multitâche qui va s’occuper de tout gérer à votre place. Ce logiciel vous permettra de gagner du temps considérable, mais également il vous aidera à fructifier votre argent.

Chaque partie de votre activité dans le négoce international et dans l’import-export peut être effectuée sur le même logiciel, ce qui lui confère le statut de la solution tout-en-un dans ce secteur.

Ce couteau suisse du négoce international et de l’import-export vous permet de piloter votre activité et d’obtenir une vue d’ensemble sur ce dernier. Il vous fournit un tableau de bord complet et personnalisé qui est mis à jour en temps réel. Vous verrez instantanément vos commandes, l’état de votre trésorerie et le chiffre d’affaires que vous avez effectué à un moment donné. Vous avez également les détails concernant chacun des aspects et vous pouvez restreindre certaines informations au personnel adéquat.

L’aspect commercial n’est pas en reste, car vous pouvez avoir l’œil dessus sans vous déplacer ou changer de logiciel. En effet, vous disposez d’un catalogue, d’une page contenant les coordonnées de vos clients et de vos fournisseurs, les calculs de chacune de vos transactions, le suivi de vos commandes en temps réel en ajoutant des indicateurs personnalisés.

L’aspect logistique est également gérable avec ce logiciel pour vous permettre de gagner le plus de temps possible. Élaborez votre planning et personnalisez le process de votre supply chain directement sur le logiciel afin de mieux préparer chaque action à effectuer et de mieux suivre l’avancement de chaque action. Visitez https://www.trade-easy.fr/ pour avoir une meilleure vision de ce qu’il vous propose par rapport à cela.

Vous pouvez également gérer la partie financière de votre activité sur Trade Easy. Cette partie comprend la gestion de votre trésorerie c’est-à-dire tout ce qui est relevés, rapprochement, prévision et balance. Les outils Trade Easy gèrent également votre comptabilité.

Les entreprises ont besoin d’une fontaine à eau

Posséder une fontaine à eau dans des locaux professionnels est un atout pour le bien-être des salariés et des collaborateurs. Le choix de la location ou de l’achat se pose alors. De nombreuses variations existent, eau gazeuse, chaude fraîche, tempérée. La fontaine à eau branchée sur le réseau propose quelques points forts. Pour en savoir un peu plus concernant l’installation de cet équipement, n’hésitez pas à vous rapprocher d’un fournisseur pour cette fontaine à eau.

Une référence de plus en plus répandue

Toutes les entreprises ou presque possèdent une fontaine à eau dans leurs locaux. Si les fontaines comme les bonbonnes sont les plus répandues, les modèles sur réseau pour entreprise constituent une alternative de plus en plus appréciée. Le débit étant illimité, elle correspond mieux au fort besoin d’une grande entreprise. L’eau est plus économique qu’en bonbonne puisqu’elle est au prix de celle du robinet. Les fontaines à eau sur réseau pour entreprise sont accompagnées de traitements antibactériens et d’un filtre. Ce type de fontaines distribue une eau de grande qualité débarrassée de toutes les impuretés, du chlore. Boire de l’eau est important pour garder en bonne santé d’où la nécessité d’avoir tout au long de la journée de l’eau à disposition.

Augmenter les performances des salariés

La fontaine à eau est le plus souvent installée près de la machine à café. Nombreuses sont les personnes qui consomment de l’eau avec leur boisson chaude. La fontaine à eau permettra à tous les salariés d’être parfaitement hydratés. C’est un confort non négligeable. L’eau est vitale pour le corps, elle fait fonctionner le cerveau, améliore la concentration et la mémoire. Le cerveau est le premier à ressentir la déshydratation d’où l’importance de boire suffisamment. Il est bon toutes les heures de s’hydrater afin que le cerveau fonctionne à 100%. Investir dans une fontaine à eau professionnelle, c’est apporter du confort aux salariés. La fontaine à eau à pédale est la solution hygiène idéale en cette période de pandémie mondiale.

Entreprises : gérez votre communication de manière écologique et pratique

Les grandes surfaces, boulangers, bijoutiers ou autres, mettent au service de leurs clients des sacs afin qu’ils puissent transporter leurs emplettes sans aucun problème. Il y a quelques années, ces sacs étaient en plastique, mais aujourd’hui, ces emballages sont en papier. En effet, le plastique met près de 400 ans à se dégrader, alors ils polluaient la nature, notamment les océans, ce qui impacte directement les animaux. Pour remédier à cette situation, nous avons dû chercher une autre possibilité. 

Des sacs en papier pour respecter l’environnement

Effectivement, à l’heure actuelle, des spécialistes fournissent aux commerçants des sacs écologiques et solides, des emballages cadeaux, etc, répondant à leurs besoins et aux besoins des clients. Ces solutions ont été mises en place dans le but de respecter l’environnement, durement touché par les sacs plastique. Ces supports sont réutilisables. En mettant à disposition des clients des sacs en papier personnalisés de qualité, les professionnels s’offrent une publicité peu onéreuse. En effet, ces derniers peuvent y faire imprimer leur logo, le nom de leur enseigne ou autres, pour faire passer un message et ainsi, optimiser leur visibilité. Les clients, en transportant leurs achats, véhiculent alors la marque d’un produit ou d’une enseigne. 

Des sacs écologiques personnalisés pour une publicité efficace

Le sac en papier est respectueux de l’environnement tout en étant un excellent support marketing. La publicité est donc efficace, visible et se fait en toute simplicité. Cependant, pour attirer l’œil du public, les impressions doivent être bien présentées, personnalisées, avec des couleurs agréables. Ces supports peuvent aussi être personnalisés en fonction d’un événement ou d’une saison. Quoi qu’il en soit, pour ne pas décevoir leurs clients et les fidéliser, les entreprises, commerçants, etc, doivent opter pour des sacs robustes. Mais heureusement, grâce à des experts, ils pourront dénicher ce dont ils ont besoin pour ravir leur clientèle : des emballages cadeaux, des sacs de dimensions différentes, emballages alimentaires, pochettes cadeaux…    

Comment protéger ses données grâce à un destructeur de documents

Comment protéger ses données grâce à un destructeur de documents ?

Chaque jour, de nouvelles histoires de piratage et de violations de données numériques font la une des journaux, laissant les chefs d’entreprise se démener pour trouver des solutions de protection contre les menaces électroniques. Mais malgré ces nouveaux défis en matière de sécurité auxquels les chefs d’entreprise sont confrontés, les experts continuent de souligner l’importance du maintien de la sécurité des documents papier.

Un document papier volé contenant des informations confidentielles peut être tout aussi désastreux pour les entreprises que des documents numériques. Toutefois, grâce à des stratégies de sécurité comme la destruction de documents, les entreprises peuvent trouver des solutions efficaces pour renforcer leurs défenses contre les violations de données.

Vous trouverez ici une série d’informations utiles sur la manière dont un destructeur de documents peut prévenir les violations de données.

Comment un destructeur de documents permet-il de lutter contre les violations de données ?

Il est important de s’assurer que les documents contenant des informations sensibles soient sécurisés et conservés le temps nécessaire. Toutefois, il est essentiel que les entreprises prévoient l’élimination et la destruction de ces documents.

Une fois qu’ils n’ont plus besoin d’être conservés, les entreprises doivent détruire les documents en toute sécurité. La destruction des documents est un élément essentiel des plans de prévention des violations de données.

La violation de données engendre des dommages potentiellement irréversibles à la réputation publique et les risques d’amendes élevées en cas de non-respect des lois sur la destruction et la conservation des données. Cela coûte directement et indirectement des millions aux entreprises chaque année.

Bien qu’il existe des dizaines de façons pour les personnes malveillantes de voler des informations aux entreprises et aux particuliers, cela ne signifie pas qu’il n’y a pas de moyens de se protéger. La destruction des informations sensibles permet de réduire au minimum la quantité d’informations sensibles susceptibles d’être utilisées de manière abusive. Cela contribue à minimiser les risques que des documents et des enregistrements volés conduisent à des violations de données.

L’importance d’une bonne politique de destruction de documents

Malgré cette protection, il est important de ne pas perdre de vue que le déchiquetage de papier n’offre qu’une protection limitée à la fréquence et à la nature des documents à détruire.

Au cours d’une année, les entreprises accumulent une quantité considérable d’informations sensibles. C’est une bonne idée de les nettoyer plus d’une fois par an. Même si vous prévoyez de les déchiqueter à terme, ils sont aussi vulnérables en attendant le déchiquetage qu’ils le sont dans une benne à ordures ordinaire.

Dans cette optique, il est important d’établir un plan solide de gestion et de destruction des documents. En mettant en place des calendriers de conservation et de destruction, les documents peuvent être conservés et détruits conformément aux directives de conservation avant d’être régulièrement déchiquetés. Cela permet non seulement d’éliminer le risque que des documents anciens entraînent des problèmes juridiques, mais aussi de réduire les coûts associés à leur stockage.

Le déchiquetage est un élément crucial de la sécurité des documents, et l’une des premières mesures les plus simples que les entreprises peuvent prendre pour éviter les catastrophes telles que les violations de données. Il existe toute une série de stratégies et de programmes que les entreprises peuvent intégrer. Ainsi, si le déchiquetage laisse aux entreprises la possibilité de trouver les processus qui leur conviennent.

Importance du destructeur de documents

Qu’il s’agisse des informations sensibles de vos clients ou des vôtres, il est essentiel de préserver la sécurité des informations confidentielles. Garder des documents dont vous n’avez plus besoin et qui ne sont pas conservés dans un endroit sécurisé peut constituer une menace pour votre identité et provoquer une violation de données. Prêt à faire le ménage de printemps ? Triez les documents importants que vous devez conserver de ceux dont vous n’avez plus besoin. Mettez sous clé ceux que vous décidez de conserver ou scannez-les et stockez vos fichiers numériques dans un endroit sûr. Une fois trié, le déchiquetage des documents physiques dont vous n’avez plus besoin est le meilleur moyen de s’assurer qu’ils sont détruits correctement. Voici quelques raisons pour lesquelles le déchiquetage des documents sensibles devrait être une priorité absolue. Il ne reste plus qu’à choisir celui qui vous convient au sein d’une large gamme de destructeurs de documents.

Pour vous protéger contre le vol d’identité

Le vol d’identité devient un délit courant, les criminels fouillant dans les poubelles pour extraire des informations personnelles sur d’autres personnes. Si quelqu’un mettait la main sur les coordonnées d’une personne par exemple, il lui serait beaucoup plus facile de demander une carte de crédit à son nom.

Vos données professionnelles resteront confidentielles

Les entreprises ont tendance à tout documenter, des notes de réunion aux informations sur le personnel, en passant par les futurs développements commerciaux et les chiffres de vente. Imaginez que ces documents tombent entre de mauvaises mains ? Le déchiquetage de documents permet aux entreprises d’avoir l’assurance que personne ne fouille dans leurs papiers pour connaître les plans futurs de l’entreprise.

Vous pouvez éviter l’espionnage d’entreprise

Si une entreprise a consacré du temps et de l’argent à la recherche d’un nouveau produit ou service, cela peut avoir une grande valeur pour les entreprises concurrentes. Si un concurrent mettait la main sur des idées confidentielles ou des plans de produits futurs, il pourrait les voler et les développer lui-même. Cela pourrait entraîner une perte financière pour l’entreprise qui a mené les recherches à l’origine.

Pour garantir la confiance des consommateurs

Si une entreprise détruit des documents confidentiels contenant des informations sur ses clients, elle peut renforcer la confiance que ceux-ci lui accordent. En déchiquetant les documents et en s’assurant que les clients et les consommateurs savent que cela se produit, ils peuvent être sûrs que leurs données sont traitées en toute sécurité et avec respect.

Déchiqueter ou ne pas déchiqueter ?

Il existe deux types d’approches très courantes en matière de destruction de documents : le déchiquetage sélectif et les politiques de destruction intégrale.

 

Déchiquetage sélectif

Selon le type de documents et d’informations traitées dans votre entreprise, il se peut très bien que certains documents ne soient tout simplement pas sensibles. Peut-être même que certains de ces documents peuvent être recyclés. Dans tous les cas, les employés doivent recevoir des instructions claires sur ce qui relève de la destruction sécurisée et ce qui n’en relève pas.

Les politiques de destruction intégrale

Les politiques de destruction intégrale sont à peu près ce qu’elles sont : dès qu’un document n’est plus nécessaire, il est déchiqueté. Cela élimine toute question sur ce qui est sensible et ce qui ne l’est pas. La mise en œuvre d’une politique de destruction intégrale soulève certainement de nombreuses autres questions, notamment : le déchiquetage sera-t-il effectué en interne ou sous-traité ? Les documents seront-ils conservés dans des bacs fermés à clé jusqu’à leur destruction ? À quelle fréquence le déchiquetage aura-t-il lieu ? Etc.

Le déchiquetage sécurisé des informations sensibles est un outil puissant pour protéger votre entreprise contre la fraude et le vol de données. En outre, le fait d’informer vos clients de vos efforts de destruction de documents contribue à renforcer leur confiance dans votre marque.

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