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Le secrétariat est une fonction essentielle dans une structure professionnelle. Il est tout aussi indispensable au sein des cabinets médicaux. Les spécialistes comme les médecins généralistes ont besoin de mettre en place en service de secrétariat pour gérer l’accueil téléphonique, les tâches administratives et la gestion de leur agenda. Aujourd’hui, on parle beaucoup de télésecrétariat médical. Cette prestation qui attire de plus en plus de cabinets médicaux consiste à réaliser à distance les missions d’un secrétaire médical. Mais quels sont les avantages de recourir au télésecrétariat dans le milieu médical ?

 

Comprendre ce qu’est le télésecrétariat médical

Avant de parler des avantages du télésecrétariat dans le milieu médical, il convient de comprendre ce qu’est un télésecrétaire médical. Comme déjà stipulé plus haut, le télésecrétaire est un professionnel qui remplit les mêmes tâches qu’un secrétaire classique, à la différence qu’il travaille à distance, généralement à son domicile. Dans le cadre des professions médicales, on parle de télésecrétariat médical.

Ce service se charge donc toutes les missions d’un secrétaire médical classique, à savoir la gestion administrative des patients, les prises de rendez-vous, la réception des appels téléphoniques, la gestion d’emploi du temps, la rédaction de comptes rendus médicaux… Pour occuper le poste de télésecréataire médical, il est impératif de suivre une formation spécialisée dans le secteur médical, ceci afin de mieux répondre aux exigences des professions médicales.

Les bonnes raisons de mettre en place un télésecrétariat médical

• Une réduction des charges financières

Recourir au télésecrétariat médical signifie externaliser le secrétariat dans le milieu médical. Or, le premier avantage de l’externalisation d’un service réside dans une logique de réduction de coût. En effet, engager un secrétaire médical classique se révèle être plus onéreux que de faire appel à un télésecrétaire médical. Avec un télésecrétaire médical, le cabinet n’aura pas besoin d’investir dans les matériels informatiques ni dans les divers processus de recrutement, ce qui entraîne une importante diminution de la charge financière.

• Un gain de place

Un autre intérêt du télésecrétariat médical est qu’il permet d’obtenir un véritable gain d’espace physique à l’intérieur du cabinet médical. Effectivement, sans un secrétaire et son matériel de travail, il est possible d’agencer l’espace différemment de manière à disposer davantage de place. Cette solution est particulièrement intéressante pour un nouveau cabinet qui va ouvrir ses portes, puisqu’il pourra chercher un local plus petit pour s’installer.

• Un service de qualité

Le télésecrétaire médical présente la même efficacité qu’un secrétaire interne étant donné que tous deux doivent suivre le même type de cursus pour occuper la fonction de secrétariat médical. Ainsi, tout comme le secrétaire médical classique, le télésecrétaire dans le milieu médical offre un service de qualité, que ce soit pour la prise des appels téléphoniques, la gestion de l’agenda du praticien, de l’élaboration du planning au sein du cabinet, de la rédaction des comptes rendus, etc. Bien qu’il travaille à domicile, le télésecrétaire fait en sorte de gérer efficacement le service de secrétariat au sein du cabinet.

• Une solution qui s’adapte aux besoins du praticien

Un autre avantage notable du télésecrétariat médical est que le praticien pourra adapter la prestation selon des critères comme la taille de son cabinet médical et les coûts de l’externalisation. Dans cette mesure, il pourra opter pour un télésecrétariat avec des horaires classiques de travail ou en permanence téléphonique 24 heures/24 et 7 jours/7. Il pourra, par ailleurs, bénéficier des services du télésecrétariat médical pendant son absence ou son congé. En fonction de ses besoins, le praticien peut également choisir une solution partielle en n’externalisant qu’une partie de son secrétariat, ceci afin de soulager sa secrétaire en période de forte demande.

 

 

 

 

La saisie de données permet de sécuriser les informations importantes. C’est une tâche assez basique qui peut tout à fait être réalisée en interne, mais elle prend du temps. Et du temps, une entreprise ne peut pas se permettre d’en perdre pour faire face à la concurrence. Le chef d’entreprise peut confier la saisie des données à une société tierce. Cette solution présente d’ailleurs de nombreux autres avantages.

Se focaliser sur l’essentiel

Pouvoir consulter rapidement certains documents et les conserver sont essentiels pour une entreprise, mais ses employés ne peuvent pas toujours se permettre de les saisir. C’est une tâche chronophage, bien qu’utile. Le chef d’entreprise peut alors choisir de faire appel à une société de saisie offshore expérimentée. Les salariés peuvent alors se concentrer entièrement sur le cœur de métier de l’entreprise.

Bénéficier de prestations modulables et de qualité

Le prestataire spécialisé en saisie de données dispose d’une équipe qualifiée en mesure de mener à bien et rapidement la saisie de tous types de documents aussi bien commerciaux, administratifs que comptables, et ce, qu’importe le volume. En plus de la saisie proprement dite, les agents se conforment à un cahier des charges précis pouvant inclure une double saisie ou un contrôle. Une société d’outsourcing propose également des services sur mesure. Le flux de données à saisir n’étant pas le même tout au long de l’année, ils sont rémunérés en fonction du volume du travail effectué.

Faire des économies

Réaliser la saisie de données en interne demande de la main d’œuvre. L’entreprise peut ainsi être amenée à recruter et donc à s’acquitter du salaire des nouvelles recrues, mais aussi des charges salariales. Elle peut également être contrainte d’investir dans l’achat de matériel spécifique et la location de locaux. En externalisant la saisie des données, l’entreprise cliente limite ses dépenses à la rémunération du prestataire puisque celui-ci dispose déjà du personnel qualifié pour la réalisation des missions et du matériel nécessaire.

Une solution plus sécuritaire

Si elles tombent entre les mains de concurrents, certaines informations peuvent nuire à une entreprise. Dans la saisie des données, les prestataires garantissent la sécurité des données. Ils s’équipent de logiciels sécurisés et recourent également à des serveurs avec des accès paramétrés pour protéger les données saisies. Pour rassurer davantage leurs clients, de plus en plus de prestataires leur permettent d’accéder à leur back-office et de suivre à tout moment l’avancement de la saisie des données.

Les critères de choix du prestataire

Les sociétés proposant la saisie de données sont nombreuses et il n’est pas toujours évident de sélectionner le prestataire en mesure d’offrir des services à la hauteur de ses attentes. Pour déterminer la qualité de leur prestation, l’on peut se référer à l’avis des professionnels pour lesquels ils ont déjà travaillé. Ces sociétés sous-traitantes peuvent indiquer sur leur site internet leurs clients. Il est également important de s’enquérir des compétences des agents. L’on peut alors se renseigner sur le profil de recrutement et les formations prodiguées aux salariés. D’autres paramètres sont à vérifier avant de signer un contrat comme la solidité financière du prestataire et la durée de traitement pour éviter les mauvaises surprises.

 

Chaque jour, de nouvelles histoires de piratage et de violations de données numériques font la une des journaux, laissant les chefs d’entreprise se démener pour trouver des solutions de protection contre les menaces électroniques. Mais malgré ces nouveaux défis en matière de sécurité auxquels les chefs d’entreprise sont confrontés, les experts continuent de souligner l’importance du maintien de la sécurité des documents papier.

Un document papier volé contenant des informations confidentielles peut être tout aussi désastreux pour les entreprises que des documents numériques. Toutefois, grâce à des stratégies de sécurité comme la destruction de documents, les entreprises peuvent trouver des solutions efficaces pour renforcer leurs défenses contre les violations de données.

Vous trouverez ici une série d’informations utiles sur la manière dont un destructeur de documents peut prévenir les violations de données.

Comment un destructeur de documents permet-il de lutter contre les violations de données ?

Il est important de s’assurer que les documents contenant des informations sensibles soient sécurisés et conservés le temps nécessaire. Toutefois, il est essentiel que les entreprises prévoient l’élimination et la destruction de ces documents.

Une fois qu’ils n’ont plus besoin d’être conservés, les entreprises doivent détruire les documents en toute sécurité. La destruction des documents est un élément essentiel des plans de prévention des violations de données.

La violation de données engendre des dommages potentiellement irréversibles à la réputation publique et les risques d’amendes élevées en cas de non-respect des lois sur la destruction et la conservation des données. Cela coûte directement et indirectement des millions aux entreprises chaque année.

Bien qu’il existe des dizaines de façons pour les personnes malveillantes de voler des informations aux entreprises et aux particuliers, cela ne signifie pas qu’il n’y a pas de moyens de se protéger. La destruction des informations sensibles permet de réduire au minimum la quantité d’informations sensibles susceptibles d’être utilisées de manière abusive. Cela contribue à minimiser les risques que des documents et des enregistrements volés conduisent à des violations de données.

L’importance d’une bonne politique de destruction de documents

Malgré cette protection, il est important de ne pas perdre de vue que le déchiquetage de papier n’offre qu’une protection limitée à la fréquence et à la nature des documents à détruire.

Au cours d’une année, les entreprises accumulent une quantité considérable d’informations sensibles. C’est une bonne idée de les nettoyer plus d’une fois par an. Même si vous prévoyez de les déchiqueter à terme, ils sont aussi vulnérables en attendant le déchiquetage qu’ils le sont dans une benne à ordures ordinaire.

Dans cette optique, il est important d’établir un plan solide de gestion et de destruction des documents. En mettant en place des calendriers de conservation et de destruction, les documents peuvent être conservés et détruits conformément aux directives de conservation avant d’être régulièrement déchiquetés. Cela permet non seulement d’éliminer le risque que des documents anciens entraînent des problèmes juridiques, mais aussi de réduire les coûts associés à leur stockage.

Le déchiquetage est un élément crucial de la sécurité des documents, et l’une des premières mesures les plus simples que les entreprises peuvent prendre pour éviter les catastrophes telles que les violations de données. Il existe toute une série de stratégies et de programmes que les entreprises peuvent intégrer. Ainsi, si le déchiquetage laisse aux entreprises la possibilité de trouver les processus qui leur conviennent.

Importance du destructeur de documents

Qu’il s’agisse des informations sensibles de vos clients ou des vôtres, il est essentiel de préserver la sécurité des informations confidentielles. Garder des documents dont vous n’avez plus besoin et qui ne sont pas conservés dans un endroit sécurisé peut constituer une menace pour votre identité et provoquer une violation de données. Prêt à faire le ménage de printemps ? Triez les documents importants que vous devez conserver de ceux dont vous n’avez plus besoin. Mettez sous clé ceux que vous décidez de conserver ou scannez-les et stockez vos fichiers numériques dans un endroit sûr. Une fois trié, le déchiquetage des documents physiques dont vous n’avez plus besoin est le meilleur moyen de s’assurer qu’ils sont détruits correctement. Voici quelques raisons pour lesquelles le déchiquetage des documents sensibles devrait être une priorité absolue. Il ne reste plus qu’à choisir celui qui vous convient au sein d’une large gamme de destructeurs de documents.

Pour vous protéger contre le vol d’identité

Le vol d’identité devient un délit courant, les criminels fouillant dans les poubelles pour extraire des informations personnelles sur d’autres personnes. Si quelqu’un mettait la main sur les coordonnées d’une personne par exemple, il lui serait beaucoup plus facile de demander une carte de crédit à son nom.

Vos données professionnelles resteront confidentielles

Les entreprises ont tendance à tout documenter, des notes de réunion aux informations sur le personnel, en passant par les futurs développements commerciaux et les chiffres de vente. Imaginez que ces documents tombent entre de mauvaises mains ? Le déchiquetage de documents permet aux entreprises d’avoir l’assurance que personne ne fouille dans leurs papiers pour connaître les plans futurs de l’entreprise.

Vous pouvez éviter l’espionnage d’entreprise

Si une entreprise a consacré du temps et de l’argent à la recherche d’un nouveau produit ou service, cela peut avoir une grande valeur pour les entreprises concurrentes. Si un concurrent mettait la main sur des idées confidentielles ou des plans de produits futurs, il pourrait les voler et les développer lui-même. Cela pourrait entraîner une perte financière pour l’entreprise qui a mené les recherches à l’origine.

Pour garantir la confiance des consommateurs

Si une entreprise détruit des documents confidentiels contenant des informations sur ses clients, elle peut renforcer la confiance que ceux-ci lui accordent. En déchiquetant les documents et en s’assurant que les clients et les consommateurs savent que cela se produit, ils peuvent être sûrs que leurs données sont traitées en toute sécurité et avec respect.

Déchiqueter ou ne pas déchiqueter ?

Il existe deux types d’approches très courantes en matière de destruction de documents : le déchiquetage sélectif et les politiques de destruction intégrale.

 

Déchiquetage sélectif

Selon le type de documents et d’informations traitées dans votre entreprise, il se peut très bien que certains documents ne soient tout simplement pas sensibles. Peut-être même que certains de ces documents peuvent être recyclés. Dans tous les cas, les employés doivent recevoir des instructions claires sur ce qui relève de la destruction sécurisée et ce qui n’en relève pas.

Les politiques de destruction intégrale

Les politiques de destruction intégrale sont à peu près ce qu’elles sont : dès qu’un document n’est plus nécessaire, il est déchiqueté. Cela élimine toute question sur ce qui est sensible et ce qui ne l’est pas. La mise en œuvre d’une politique de destruction intégrale soulève certainement de nombreuses autres questions, notamment : le déchiquetage sera-t-il effectué en interne ou sous-traité ? Les documents seront-ils conservés dans des bacs fermés à clé jusqu’à leur destruction ? À quelle fréquence le déchiquetage aura-t-il lieu ? Etc.

Le déchiquetage sécurisé des informations sensibles est un outil puissant pour protéger votre entreprise contre la fraude et le vol de données. En outre, le fait d’informer vos clients de vos efforts de destruction de documents contribue à renforcer leur confiance dans votre marque.