La croissance d’une entreprise repose, en partie, sur une excellente organisation de travail. C’est un moyen sûr d’exercer son activité de la manière la plus sereine possible. Dans le cadre d’une activité commerciale, les documents commerciaux offrent de nombreux atouts. Ils permettent notamment d’optimiser la gestion de son entreprise.

Les documents commerciaux : les mentions obligatoires

Étant donné que les documents commerciaux sont surtout utilisés dans la gestion administrative, quelques mentions doivent y figurer. Ce genre de document assure la relation client en instaurant la transparence entre une entreprise et ses clients. Parmi les informations à inclure dans un document commercial, il y a les coordonnées de la société, le numéro SIREN, la date d’émission, le prix du produit ou encore l’adresse du siège social. Ces données peuvent aussi dépendre du type d’activité de l’entreprise ou du statut juridique de cette dernière. En tout cas, ces informations varient selon la nature du papier. Ainsi, les bons de commande, les bons de livraison et les factures présentent quelques similitudes, tout en ayant leurs spécificités.

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Les documents administratifs font aussi office de preuve en cas de litige. De ce fait, il est bénéfique de les conserver, que ce soit pour la société ou le client. Pour une société, ces papiers sont à archiver pendant un certain temps. Cette période varie en fonction du type de document commercial utilisé. Pour les bons de commande, les bons de réception, les bons de livraison et les factures client, cette durée est fixée à 10 ans minimum par le Code de Commerce. Quoi qu’il en soit, il faut comprendre que ce type de document est destiné à sécuriser les relations commerciales, et par la même occasion les relations professionnelles. C’est l’idéal pour une meilleure organisation du travail.

Bons de livraison et bons de commande : les raisons de les utiliser

Les documents commerciaux sont assez variés, à l’exemple du bon de livraison. Celui-ci permet de prouver qu’une marchandise a bien été livrée. Il permet aussi au client de vérifier que le produit livré correspond à sa commande. Le bon de livraison est quelquefois précédé d’un bon de commande. En tout cas, pour être accepté, le papier doit être signé par le client. Il doit être produit en deux exemplaires pour que chaque partie puisse avoir chacun le sien. Pour l’entreprise, le papier peut servir de preuve au niveau de la comptabilité.

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Pareillement, les bons de commande sont des documents commerciaux couramment utilisés. Ils sont employés par les fournisseurs et les revendeurs pour valider une commande. Ce document est établi entre deux entreprises ou entre une société et un particulier. Ce type de papier doit aussi être signé par l’acheteur. En somme, utiliser des bons de commande est le meilleur moyen de matérialiser la commande. Pour acquérir des documents commerciaux, il faut se rendre auprès d’un fournisseur spécialisé. On peut également opter pour un carnet de bon de commande personnalisé. Cela permet de faire la promotion de son activité, donc d’améliorer la productivité.