Perdre un document important vous est-il déjà arrivé ? Juste au moment où vous en avez le plus besoin, le document a disparu ! En fait, il a été simplement égaré quelque part à cause d’une mauvaise organisation. Mais la perte d’un document peut engendrer un préjudice très grave. Ainsi, pour éviter que ce problème ne se répète, lisez bien notre article !

Conseils pour réussir le classement

Il faut définir une stratégie de classement en quelques étapes pour éviter de vous retrouver devant une paperasse désordonnée sur votre bureau ou chez vous. Retenez bien que chaque document doit avoir une traçabilité. Voici quelques astuces vous permettant d’y parvenir :

Une place précise pour ranger tous les documents

Tout d’abord, hiérarchisez vos documents en trois niveaux afin de pouvoir les ranger au mieux. Veuillez les diviser ainsi :

  • Documents courants (en cours d’utilisation).
  • Documents de référence.
  • Documents destinés à l’archive.

En effet, vous allez préparer trois endroits pour chacune de ces hiérarchies.

Intitulez chaque document

Selon sa nature, donnez une référence à chaque document correspondant à votre secteur d’activité. Ensuite, vous pouvez attribuer un numéro à chaque référence. Par exemple, « COMPT » pour les documents liés à la comptabilité, ou « ADM » pour les documents administratifs. Et les numéros peuvent être en fonction de la date de chaque document.

Numérisez vos documents

Conserver vos documents sous forme de papier présente certains avantages comme au niveau du confort de la lecture ou l’archivage des documents de grande dimension. Toutefois, le classement des documents informatiques permet la facilité de la recherche. Pour un classement informatique, pensez à sauvegarder vos documents sur des supports sécurisés et durables.

Quels outils de classement choisir ?

Nombreux sont les mobiliers de classements disponibles sur le marché. Ils se déclinent en plusieurs formes et à des utilisations différentes. Parmi les mobiliers, on peut citer les étagères, les armoires, les classeurs multi-tiroirs, les bibliothèques, les caissons mobiles…

Les documents sont classés dans ces meubles de rangement grâce à des accessoires appropriés tels que les classeurs à levier, les dossiers-suspendus, les protèges-documents, les chemises, les corbeilles superposables, les onglets et index marque-pages, les intercalaires, les ranges-vues et les caisses à archives. Pour pouvoir identifier le contenu de chaque document sans avoir à lire l’étiquette, achetez des accessoires de classement de différentes couleurs. Différenciez alors la couleur de chaque accessoire de rangement. Vu l’importance des documents et la fragilité des papiers, optez pour des matières plus rigides dans le but de protéger vos documents.

Parmi les accessoires de classement, les porte-vues sont les tendances actuelles. De format A4 ou A3, en PVC ou polypropylène, le porte-vue assure la protection de vos documents et facilite votre classement. Les pochettes transparentes simplifient la lecture du contenu ainsi que la photocopie en cas de besoin. Sinon, vous pouvez choisir également le porte-vue amovible dans lequel vous pouvez ajouter des intercalaires. Vous pouvez découvrir tous les accessoires de classement de votre goût notamment les porte-vues sur la boutique Direct Papeterie, une entreprise spécialiste en vente de fournitures de bureau et de fournitures scolaires. Faites votre commande sur https://www.directpapeterie.com/2804-porte-vues-format-a4-21×29-7 qui vous propose une large gamme de produits avec des prix raisonnables et des services de qualité.

Le classement se fait régulièrement, ainsi nous vous conseillons de ne pas attendre l’accumulation des documents pour les ranger !