Les entreprises utilisent et créent de nombreux documents pour suivre leurs activités et disposer de preuves de leurs conformités par rapport à différentes exigences administratives. Si au début de l’activité, l’ensemble des documents générés peut aisément être empilé sur une étagère, à mesure que l’entreprise grandit, la nécessité de mieux organiser le rangement de la documentation s’impose progressivement. Que vous soyez au début de votre activité ou déjà confronté à des problèmes d’espace, les solutions proposées ici devraient vous être d’une grande utilité.

L’utilisation des boîtes de classement

Les boîtes de classement améliorent généralement votre aptitude à mieux gérer l’espace dont vous disposez. En effet, en les utilisant, vous désengorgerez votre bureau. Disposées sur des étagères ou dans une pièce dédiée, les boîtes de classement vous permettent d’avoir une meilleure visibilité de l’emplacement exact des documents dont vous disposez. 

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Certains se demandent pour quelle raison s’encombrer ainsi. En réalité, les documents issus de la gestion d’une entreprise ont des durées de vie définies. Ils doivent donc être tenus à disposition pour d’éventuels contrôles administratifs. En allant sur le site Speciclass.com vous trouverez des modèles de boîtes pour archiver vos documents.

Faire bon usage des boîtes d’archives

Comme indiqué précédemment, le monde de l’entreprise est régi par des réglementations. Conformément à celles-ci, la gestion des documents professionnels doit être rigoureuse. De bonnes pratiques, telles que le référencement des documents en fonction des dates, permettent d’avoir une approche plus méthodique du rangement. Une autre façon d’avoir une bonne maîtrise de vos documents professionnels est de les ranger suivant les catégories, toujours au même endroit. 

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Par la suite, vous mettrez en place un tableau de maîtrise à l’intérieur duquel vous préciserez l’emplacement exact de chaque boîte d’archives ainsi que la nature des documents qu’elle renferme. Ce tableau permettra à tous vos collaborateurs de naviguer plus facilement au travers de vos documents et de remettre toujours chaque document à sa place exacte après usage.

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