La saisie de données permet de sécuriser les informations importantes. C’est une tâche assez basique qui peut tout à fait être réalisée en interne, mais elle prend du temps. Et du temps, une entreprise ne peut pas se permettre d’en perdre pour faire face à la concurrence. Le chef d’entreprise peut confier la saisie des données à une société tierce. Cette solution présente d’ailleurs de nombreux autres avantages.

Se focaliser sur l’essentiel

Pouvoir consulter rapidement certains documents et les conserver sont essentiels pour une entreprise, mais ses employés ne peuvent pas toujours se permettre de les saisir. C’est une tâche chronophage, bien qu’utile. Le chef d’entreprise peut alors choisir de faire appel à une société de saisie offshore expérimentée. Les salariés peuvent alors se concentrer entièrement sur le cœur de métier de l’entreprise.

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Bénéficier de prestations modulables et de qualité

Le prestataire spécialisé en saisie de données dispose d’une équipe qualifiée en mesure de mener à bien et rapidement la saisie de tous types de documents aussi bien commerciaux, administratifs que comptables, et ce, qu’importe le volume. En plus de la saisie proprement dite, les agents se conforment à un cahier des charges précis pouvant inclure une double saisie ou un contrôle. Une société d’outsourcing propose également des services sur mesure. Le flux de données à saisir n’étant pas le même tout au long de l’année, ils sont rémunérés en fonction du volume du travail effectué.

Faire des économies

Réaliser la saisie de données en interne demande de la main d’œuvre. L’entreprise peut ainsi être amenée à recruter et donc à s’acquitter du salaire des nouvelles recrues, mais aussi des charges salariales. Elle peut également être contrainte d’investir dans l’achat de matériel spécifique et la location de locaux. En externalisant la saisie des données, l’entreprise cliente limite ses dépenses à la rémunération du prestataire puisque celui-ci dispose déjà du personnel qualifié pour la réalisation des missions et du matériel nécessaire.

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Une solution plus sécuritaire

Si elles tombent entre les mains de concurrents, certaines informations peuvent nuire à une entreprise. Dans la saisie des données, les prestataires garantissent la sécurité des données. Ils s’équipent de logiciels sécurisés et recourent également à des serveurs avec des accès paramétrés pour protéger les données saisies. Pour rassurer davantage leurs clients, de plus en plus de prestataires leur permettent d’accéder à leur back-office et de suivre à tout moment l’avancement de la saisie des données.

Les critères de choix du prestataire

Les sociétés proposant la saisie de données sont nombreuses et il n’est pas toujours évident de sélectionner le prestataire en mesure d’offrir des services à la hauteur de ses attentes. Pour déterminer la qualité de leur prestation, l’on peut se référer à l’avis des professionnels pour lesquels ils ont déjà travaillé. Ces sociétés sous-traitantes peuvent indiquer sur leur site internet leurs clients. Il est également important de s’enquérir des compétences des agents. L’on peut alors se renseigner sur le profil de recrutement et les formations prodiguées aux salariés. D’autres paramètres sont à vérifier avant de signer un contrat comme la solidité financière du prestataire et la durée de traitement pour éviter les mauvaises surprises.